Ciclo de vida de los Sistemas de Información

Implantar un nuevo sistema en una organización es un proceso laborioso y costoso. A veces se realiza sin saber exactamente el impacto que tendrá sobre los usuarios finales o sobre los sistemas con los que tendrá que convivir, añadiendo incertidumbre a la implantación. Mientras que otras veces se impone por Dirección pensando que será “bueno” para la organización, sin previamente analizar si el nuevo sistema se alinea con los objetivos del negocio.

En el proceso de implantación podemos encontrar a usuarios que se opongan a aprender a utilizar nuevas herramientas, aunque estas estén diseñadas para automatizar tareas repetitivas y así liberar al personal de realizar dichas tareas para que desarrollen tareas mucho más productivas.

Elegir qué sistema implantar es una labor difícil de tomar, siempre debe ir respaldada, apoyada y validada por Dirección ya que ante una auditoría será necesario aportar evidencias de la decisión tomada, es decir, será imprescindible demostrar que se ha realizado una exhaustiva evaluación de necesidades y se ha escogido el producto que mejor se alinea al negocio. Ante la falta de evidencias, Dirección deberá asumir la responsabilidad si se demuestra que ha habido una mala gestión o se ha utilizado el poder de decisión para favorecer un determinado proveedor o fabricante.

A la hora de elegir qué sistema implantar, es importante valorar el soporte que recibiremos ante cualquier incidencia o problema, además de qué estándar y certificaciones posee la herramienta. Por ejemplo, estoy acostumbrado a ver cómo se escoge un sistema u otro dependiendo del número de CPU, memoria o conexiones por segundo, sin embargo muy pocas personas se fijan si el producto elegido tiene la certificación ISO 15408 que nos indica que ha pasado rigurosas pruebas de seguridad, siendo esta certificación muy valorada por el gobierno americano. Afortunadamente la mayoría de fabricantes con prestigio tienen dicha certificación, como podemos ver en Fortinet, F5, Palo Alto o Radware.

Una vez evaluada la calidad del producto a implantar, y tras realizar pruebas en el entorno de pre-producción, desarrollo o demo, es hora de realizar la Gestión de Cambios, es decir, decidir cómo pasamos a producción. Existen dos formas de pasar a producción, la primera sería implantar el nuevo sistema junto con el anterior añadiendo mayor carga de trabajo al tener que mantener los dos sistemas pero menor riesgo ya que volver al estado anterior se realizaría de manera rápida. La otra forma de pasar a producción sería quitar el antiguo sistema y poner el nuevo, esta forma tiene menor carga de trabajo pero mucho mayor riesgos. En cualquier caso es muy importante tener procedimentado y documentado cómo se pasará a producción.

Por supuesto, los sistemas no se mantienen solos, hay que actualizarlos y mantenerlos. A lo largo de la vida del sistema aparecerán averías hardware, bugs, vulnerabilidades y nuevas funcionalidades, y este mantenimiento tiene un coste. En cuanto el coste del mantenimiento esté por encima de los beneficios obtenidos será necesario evaluar otro sistema y desmantelar el sistema actual. Antes de desecharlo será necesario seguir el procedimiento de baja del activo donde nos aseguremos del destino de este activo.

Apartar un sistema de producción, es decir apagarlo porque ya no se utilice, puede llegar a ser un problema en grandes organizaciones donde existan muchos sistemas y muchos usuarios si no se tiene controlado los acceso a los mismos. Por este motivo a veces se mantienen los sistemas más tiempo de lo necesario consumiendo recursos y por ende aumentando el coste.

¿Tienes algún sistema en tu organización que te da miedo apagar porque no sabes con certeza quién lo está utilizando? Cuéntanos tu historia.